Po wprowadzeniu Krajowego Rejestru e-Faktur płatności będą musiały zawierać identyfikator KSeF faktury. Wymóg ten nie będzie dotyczył sytuacji, w której płaci się przed wystawieniem faktury, na przykład na podstawie tzw. faktury pro forma.
Sprzedawca będzie musiał zatem najpierw przesłać fakturę do KSeF, uzyskać potwierdzenie UPO oraz nadany w tym momencie numer KSeF. Nabywca towaru lub usługi pobierze tę fakturę z rejestru, odczyta identyfikator KSeF i na tej podstawie skonstruuje przelew.
Płatność za wiele faktur? Potrzebny identyfikator zbiorczy
Sytuacja jest bardziej skomplikowana, jeśli, co zdarza się dość często, nabywca chce zapłacić przelewem za wiele faktur. Wówczas musi on uzyskać identyfikator zbiorczy dla numerów KSeF faktur, za które chce zapłacić. Identyfikator ten umieszcza w przelewie. Następnie sprzedawca, otrzymując płatność, zwraca się do KSeF z żądaniem „rozkodowania” identyfikatora zbiorczego. Zwrotnie dostaje informację o numerach KSeF faktur objętych płatnością.
Sprawdź też: program finansowo-księgowy
Według najnowszego projektu ustawy dotyczącej Krajowego Rejestru e-Faktur, której przyjęcie planowane jest w I kwartale 2025 r., podanie identyfikatora KSeF faktury w przelewach wymagane będzie dopiero po 31 lipca 2026 r., również dla faktur objętych mechanizmem podzielonej płatności.
Gotowość systemów finansowo-księgowych
Nasze systemy finansowo-księgowe będą wkrótce umożliwiać zarówno umieszczanie w przelewie informacji o identyfikatorze faktury KSeF, jak i uzyskiwanie identyfikatora zbiorczego dla przelewu dotyczącego wielu faktur.